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作者：騰訊企業(yè)郵箱 發(fā)布時(shí)間：2020-01-03 10:40:56 訪問(wèn)量：4250
導(dǎo)讀：發(fā)郵件已經(jīng)成為職場(chǎng)中和客戶(hù)、領(lǐng)導(dǎo)、跨部門(mén)同事最常用的溝通方式。工作郵件雖然簡(jiǎn)單卻最能檢驗(yàn)一個(gè)人的耐心和細(xì)心程度。比如很多人都會(huì)在郵件發(fā)出去后發(fā)現(xiàn)有別字，忘了添加附件主題等。今天騰曦網(wǎng)絡(luò)就和大家分享下寫(xiě)一封工作郵件有哪些需要注意的事項(xiàng)吧。
發(fā)郵件已經(jīng)成為職場(chǎng)中和客戶(hù)、領(lǐng)導(dǎo)、跨部門(mén)同事最常用的溝通方式。工作郵件雖然簡(jiǎn)單卻最能檢驗(yàn)一個(gè)人的耐心和細(xì)心程度。比如很多人都會(huì)在郵件發(fā)出去后發(fā)現(xiàn)有別字，忘了添加附件主題等。今天騰曦網(wǎng)絡(luò)就和大家分享下寫(xiě)一封工作郵件有哪些需要注意的事項(xiàng)吧。
一封好的工作郵件至少由6個(gè)結(jié)構(gòu)組成：標(biāo)題、收件人和抄送人、稱(chēng)呼、正文、附件、簽名檔。下面分別介紹每部分需要注意的要點(diǎn)。
1、郵件標(biāo)題
俗話(huà)說(shuō)，好的開(kāi)頭是成功的一半，郵件也是如此。郵件標(biāo)題是最先進(jìn)入收件人視野的，一個(gè)好的標(biāo)題可以起到事半功倍的效果。
與私人郵件不同，工作郵件還有留底存檔的作用，可以使責(zé)任更加明確。同時(shí)工作郵件也可能被多次查看，所以郵件標(biāo)題一定要簡(jiǎn)潔明了，關(guān)鍵詞一定要齊全，便于搜索。
如果是重要緊急需要盡快得到回饋的郵件，可以在標(biāo)題加上標(biāo)簽來(lái)加重視覺(jué)。【重要】、【緊急】【今天內(nèi)回復(fù)】這樣的標(biāo)簽都很容易讓收件人先看到你的郵件。
如果被多次轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會(huì)被加上很多re:fw等，這種郵件如果必須參與回復(fù)討論，一定要把前面的字符清理干凈。
2、收件人和抄送人
郵件的發(fā)送地址區(qū)，分為收件人，抄送人。收件人是需要直接處理該郵件人的人，這里切記只能有一位，不能一事二報(bào)。抄送人是讓對(duì)方知會(huì)即可，可以不回復(fù)，可多個(gè)，跨部門(mén)溝通時(shí)常用。
3、稱(chēng)呼
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，他要給予相應(yīng)的回應(yīng)。
一般來(lái)說(shuō)最好按照公司文化寫(xiě)，有的公司領(lǐng)導(dǎo)就喜歡稱(chēng)呼職位，有的喜歡直呼姓名，有的喜歡英文名字。在多個(gè)收件人的情況下我們可以稱(chēng)呼：各位同事、Dear all等。
4、正文
正文部分考驗(yàn)個(gè)人表達(dá)能力，最忌諱就是拖沓、磨嘰、說(shuō)不出重點(diǎn)，浪費(fèi)時(shí)間又不專(zhuān)業(yè)。所以一定要做到傳達(dá)全面，邏輯清晰、言簡(jiǎn)意賅。
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說(shuō)中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié)。對(duì)于重要的信息可以加粗，或者高光標(biāo)記，一目了然。多條內(nèi)容，一定要用編號(hào)排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時(shí)候效率也高。寫(xiě)完后檢查是否有錯(cuò)別字、優(yōu)化閱讀效果。
5、附件
如果需要添加附件，一定要在正文中提及附件名稱(chēng)，并簡(jiǎn)單對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明。
附件少的時(shí)候最好不要打包，能在一級(jí)頁(yè)面看的東西，不要跳到二級(jí)頁(yè)面。附件數(shù)量超過(guò)5條，建議直接壓縮打包，附件占得滿(mǎn)屏，閱讀感受不好。附件不要太大，網(wǎng)絡(luò)不好時(shí)很影響工作效率。
上傳前一定要一一核對(duì)：文件命名是否正確、附件是否可以打開(kāi)、上傳數(shù)量是否正確。
6、簽名檔
簽名一般是作為郵件的結(jié)尾出現(xiàn)，最好按照公司的要求規(guī)范來(lái)就行。常見(jiàn)的信息有：姓名、部門(mén)、職務(wù)、聯(lián)系電話(huà)、郵箱地址等，便于收件人與你取得聯(lián)系。
騰訊企業(yè)郵箱提醒大家：要寫(xiě)好工作郵件，需要仔細(xì)認(rèn)真對(duì)待細(xì)節(jié)，這樣做也許不能讓你馬上漲工資，但是，在平時(shí)的工作中，但堅(jiān)持以這種精益求精的思想去對(duì)待每一個(gè)細(xì)節(jié)，相信你一定會(huì)很快升值，升值了離升職加薪還會(huì)遠(yuǎn)嗎?
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